第九章 系统管理
第三十八条 系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条 系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条 系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条 系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条 系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条 系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
第十章 附则
第四十四条 本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条 本规定自公布之日起实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。

“档案管理软件”是由济南升界网络科技有限公司研发的一款以收文管理、行文管理、合同管理、各类档案管理、电子文档管理为一体的”档案管理系统”，软件严格参照国家档案管理局《归档文件整理规则》设计，能有效满足各类行政单位、事业单位、中小企业、银行、院校甚至是商铺等用户管理各类数据、资料。该软件还可与【共享文件加密系统】配合使用，对档案文件进行专业级的加密管理。除此之外，对于有独特办公需求的用户，我们还能提供“一对一插件开发”，满足用户个性化办公需求。

智能档案管理系统
一、项目必要性
档案库房一体化智能管理系统以服务为基础，所有的服务都是围绕库房这一核心进行。其中的服务主要包括：库房环境数据采集服务、视频监控服务、短信服务、邮件服务、库房设备联动服务、档案服务、文件存储服务、网络服务。各服务之间协同运作确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全，充分体现了档案库房一体化智能管理系统实现库房一体化的先进性和必要性。实现”人防、物防、技防三位一体”的档案安全防范体系，确保档案安全。
当前智能信息化时代的汹涌来袭，对档案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”档案文献就是要建设能够适应智能信息化时代的智能档案馆，想“用好”档案文献就是必须在大数据环境中建设以用户为中心提供服务的档案馆。如果说档案数据是“鱼”，以往档案工作模式则相当于“池塘捕鱼”，在大数据时代，档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，工作模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海捕鱼”。因而，智能档案馆的建设就显得如此重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，而档案馆要提供智能服务就要将馆舍、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的海里结构化与非结构化的数据目的。
通常情况下，档案馆在实施 RFID 技术以后，在同样的数目或更少的馆员的情况下，档案馆的资料管理质量会大大地提高。目前，国内已有多家省档案馆已经实施RFID系统，并已经稳定开始使用。国家电网、法院、工商、人才市场等单位也已经在陆续试点过程中。未来，将会有更多的RFID智能化档案馆进入实施阶段。
二、项目内容和方案
东昀档案库房一体化智能管理系统将档案密集架智能化、档案库房环境智能化、档案资料管理智能化融合在一起，组成全新的档案库房一体化智能管理平台。通过中控系统实现对档案库房环境管理、档案资料管理、档案密集架智能管理统一控制。档案库房整体系统有机结合后形成真用的控制平台，远程客户端通过专用交换机与系统层通讯。

电子档案管理系统基本功能规定
章 总则
条 为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条 本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条 本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条 本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章 系统总体要求
第五条 系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条 系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条 系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条 系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条 系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条 系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条 系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

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